Lorne & Vale
Fonctionnement

Du premier contact à la décision de votre cabinet

Formulaire, e-mail ou appel manqué : chaque demande suit le même chemin. Captée, structurée, orientée vers le bon avocat, confirmée au nom du cabinet. Puis votre cabinet décide.

Parlons de votre cabinet Voir une fiche de synthèse sur un exemple fictif
Capture de l’application iPhone, données de démonstration : écran Aujourd’hui : deux demandes en attente du cabinet, la première notée 8 sur 10 avec son objectif de réponse. Capture de l’application iPhone, données de démonstration : La fiche de synthèse sur l’iPhone : note 8 sur 10, résumé de la demande, domaine de droit et première étape suggérée. Capture de l’application iPhone, données de démonstration : Le suivi des demandes sur l’iPhone : chaque demande fictive avec sa note, son domaine, son étape et son délai de réponse. Capture de l’application iPhone, données de démonstration : La réponse suggérée sur l’iPhone, marquée comme brouillon tant qu’elle n’est pas envoyée, avec l’historique de la demande. Capture de l’application iPhone, données de démonstration : Un rappel sur l’écran de verrouillage de l’iPhone : une demande attend, droit du travail, notée 9 sur 10, une demi-heure pour répondre.

Vue de la plateforme web et captures de l’application iPhone. Données de démonstration fictives.

Étape 1 · Capture

Raccordez vos trois canaux de contact

Chaque canal se raccorde depuis les réglages du cabinet, page Canaux d’entrée. Tout ce qui entre devient une demande dans le même tableau, avec la même fiche de synthèse.

Le formulaire du site

Une page de demande hébergée, au nom du cabinet, et un extrait qui affiche le même formulaire sur votre propre site. Chaque envoi devient une demande.

Ce que fait le cabinetIl ajoute le lien de sa page sur son site, sa fiche Google ou ses signatures d’e-mail, ou colle l’extrait fourni là où le formulaire doit apparaître.

L’e-mail

Les e-mails transférés vers l’adresse dédiée alimentent le suivi des demandes et leur qualification administrative.

Ce que fait le cabinetIl crée une règle de transfert depuis son adresse de contact vers l’adresse de réception fournie. Sa messagerie ne change pas.

L’appel manqué

Pendant une audience, un rendez-vous ou après la fermeture, les appels sans réponse sont renvoyés vers une ligne dédiée. Les messages vocaux laissés sont transcrits pour préparer la demande.

Ce que fait le cabinetIl renvoie ses appels sans réponse vers la ligne de capture fournie.
Camille Durandcamille.durand@exemple.invalid
Séparation, deux enfantsBonjour, je me sépare de mon conjoint. Nous avons deux enfants et la situation se tend. J’ai besoin d’un conseil confidentiel rapidement. Pouvez-vous me rappeler ?
E-mail transféré · jeudi soirCréée à 22 h 47

À gauche, une demande fictive telle qu’elle arrive par e-mail. À droite, le réglage du formulaire hébergé, avec l’extrait à coller.

Une demande fictive, telle qu’elle arrive par e-mail transféré.

Étape 2 · Structure

Une fiche de synthèse pour préparer votre réponse

Dès son arrivée, la demande porte la même grille de lecture, quel que soit le canal et quelle que soit l’heure.

  • Ce que contient la note. Résumé, domaine de droit, note sur 10 avec sa justification, urgence et niveau de qualification, prochaine étape recommandée, parties à vérifier pour la vérification des conflits d’intérêts, informations manquantes, pièces à demander, signaux de valeur et points de vigilance.
  • Un délai de réponse par priorité. P1, P2 ou P3 déclenche un objectif de première réponse en 4 h, 24 h ou 48 h, et un compte à rebours visible.
  • Des jetons avant le modèle. Noms, e-mails, téléphones et autres identifiants sont remplacés par des jetons avant tout appel au modèle. La correspondance est scellée sous la clé du cabinet, et les noms ne sont rétablis que dans sa base.
  • Une relecture humaine sur tout. La liste des parties est extraite pour la vérification des conflits d’intérêts par votre cabinet. La note aide à classer les demandes ; elle ne constitue pas une appréciation juridique.
Capture de l’application iPhone, données de démonstration : La fiche de synthèse sur iPhone : parties à vérifier, points de vigilance, pièces à demander, informations manquantes et prochaine étape recommandée, pour une demande fictive.

Objectif de première réponse, selon la priorité de la demande

4 hPriorité P1
24 hPriorité P2
48 hPriorité P3

Ces objectifs organisent le suivi administratif. Ils ne remplacent pas la vérification des délais juridiques ni l’évaluation d’une urgence par un avocat. Les dépassements sont signalés au cabinet.

Étape 3 · Orientation

Un responsable et un objectif de réponse par demande

Chaque demande a un responsable, une étape et un objectif de réponse. Les demandes en attente sont signalées à votre équipe.

  • Attribution. La demande est attribuée à un avocat ou un collaborateur, par personne et par domaine. La charge de l’équipe se lit d’un coup d’œil sur la vue d’ensemble.
  • Des étapes lisibles. Nouvelle, qualifiée, consultation, proposition, acceptée. Consultez les demandes en liste ou en tableau, avec leur niveau de qualification, puis exportez les données en CSV.
  • « Commencez ici ». Un bandeau nomme la demande à traiter en premier et dit pourquoi. Les réponses en retard sont comptées et signalées sur chaque carte.
  • Des alertes pour votre équipe Une notification dans la plateforme et l’application, une alerte par e-mail au responsable lorsqu’une demande est prioritaire, et un rappel sur l’iPhone une demi-heure avant la fin du délai, qui ne nomme jamais un client.
Capture de l’application iPhone, données de démonstration : L’onglet Suivi des demandes de l’application iPhone : chaque demande fictive avec sa note, son domaine, son étape et son délai de réponse.
Étape 4 · Réponse

Un accusé de réception automatique, des réponses que vous validez

La personne qui vous contacte reçoit une confirmation de réception. Votre cabinet examine ensuite la demande et décide de sa réponse.

  • L’accusé de réception. Un modèle fixe, envoyé automatiquement au nom du cabinet, dans une formulation que vous avez validée à la mise en service. C’est la seule chose qui part sans une personne.
  • La réponse suggérée. Un brouillon, avec un ton proposé, que l’avocat modifie, approuve ou écarte. Sur le web comme sur l’iPhone, il est marqué comme brouillon tant qu’il n’est pas envoyé.
  • Depuis votre messagerie. La réponse part de l’adresse du cabinet. « Marquer la première réponse comme envoyée » consigne cette réponse dans l’historique de la demande.
  • Un historique avec ajout d’entrées. Demande reçue, triée et notée, attribuée, accusé envoyé, réponse marquée : chaque étape est consignée, et les corrections ajoutent une nouvelle entrée. La conservation et la suppression suivent le calendrier applicable.
Capture de l’application iPhone, données de démonstration : La réponse suggérée sur iPhone, marquée comme un brouillon tant qu’elle n’est pas envoyée, l’historique avec ajout d’entrées de la demande fictive, et les boutons Approuver et envoyer, Modifier le brouillon.
Étape 5 · Mesure

Chaque semaine, une vue claire pour les associés

Le rapport hebdomadaire aux associés tient sur une page, en PDF à la marque du cabinet ou en CSV pour vos propres tableaux.

  • Demandes reçues, niveau élevé, répondues et temps de réponse moyen, comparés à la période précédente.
  • Par domaine de droit et par canal, avec les demandes captées hors horaires.
  • Premières réponses dans le délai et répartition des demandes par étape.
Capture de l’application iPhone, données de démonstration : Les analyses sur iPhone : demandes reçues sur 28 jours, et l’entonnoir reçues, qualifiées, consultations, gagnées, sur des données fictives.

Vue de la plateforme web et captures de l’application iPhone. Données de démonstration fictives.

Mise en service

Une mise en service accompagnée par un fondateur

Un fondateur mène la mise en service avec vous, sur un domaine de droit. Votre cabinet valide chaque formulation avant qu’une demande réelle ne passe.

  1. J0

    L’appel de cadrage

    Un fondateur, un associé. Vos canaux, votre domaine de droit, qui reçoit quoi, et ce que vous attendez des 60 premiers jours.

  2. J1 à J3

    Raccordement et formulations

    Nous raccordons avec vous le formulaire, le transfert des e-mails et la ligne de capture. Vous validez, mot pour mot, le texte de l’accusé de réception.

  3. J4 à J6

    Tests sur des demandes fictives

    Votre cabinet valide le parcours sur des demandes fictives avant de décider du passage à des données réelles.

  4. J7

    Mise en service

    Le cabinet est en service. Les demandes arrivent triées, orientées et confirmées, sur le web et sur l’iPhone de l’associé.

  5. Pendant le pilote

    La période de suivi du pilote

    Pendant le pilote, la Garantie No-Miss prévoit la restitution de l’acompte, l’annulation du solde et la correction sans frais d’un manquement couvert. Après le pilote, l’abonnement se poursuit au mois selon les modalités de résiliation du contrat.

Lire la garantie en détail Chiffrer l’abonnement de mon cabinet
Ce qui reste à l’avocat

Lorne & Vale prépare les informations. Votre cabinet décide

Un traitement administratif des demandes entrantes. La seule chose qui part sans une personne du cabinet est l’accusé de réception, dans une formulation que vous avez validée.

Aucun conseil juridique

Le logiciel résume les informations, les classe et signale les points à vérifier. La fiche de synthèse rappelle qu’il ne s’agit pas d’une appréciation juridique.

Aucune acceptation de client

La note aide à classer les demandes. L’avocat vérifie les conflits d’intérêts, examine la demande et décide d’accepter le dossier.

Les réponses proposées restent à valider

Réponse suggérée, prochaine étape, ton proposé : rien ne part sans qu’une personne du cabinet ne l’approuve, ne le modifie ou ne l’écarte.

Diagnostic des demandes · 15 minutes

Examinez ce parcours sur une demande fictive

En 15 minutes, faites le point avec un fondateur sur vos canaux, votre volume de demandes et votre domaine de droit. Repartez avec une première estimation et les prochaines étapes adaptées à votre cabinet.

Parlons de votre cabinet

Vous préférez écrire d’abord ? contact@lornevale.com